Auditierung, Zertifizierung, Akkreditierung

Auditierung
1. Definition
2. Auditarten
3. Internes Audit (1st party audit)
4. System-, Verfahrens-, Prozess- und Produktaudit
  1. Das Systemaudit
  2. Planung, Durchfürhung und Nachbereitung von Audits
  3. Das Verfahrens-/Prozessaudit
  4. Das Produktaudit
5. Lieferantenaudit (2nd party audit)
6. Anforderungen an Auditoren
Zertifizierung und Akkreditierung

1. Auditierung

1.1 Definition

Wortherkunft
Lateinisch: „audire“ – hören, zuhören

Englisch: „audit“ – Rechnungs-/Buchprüfung

Definition „Audit“:
„Ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Erlangen von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind.“ (DIN EN ISO 9000)

=> Ein Audit ist ein Soll-Ist-Vergleich der qualitätsbezogenen Tätigkeiten und deren Ergebnisse mit den geplanten Vorgaben.

1.2 Auditarten

1.3 Internes Audit (1st party audit)

In geplanten Abständen muss das Unternehmen interne Audits durchführen, um zu überprüfen, ob die Anforderungen sowohl des Unternehmens an sein QM-System als auch die Anforderungen der Norm effektiv umgesetzt und aufrechterhalten werden.

Dafür muss das Unternehmen:

Ein oder mehrere Auditprogramme planen, aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten. Diese müssen
1. Audithäufigkeiten, Methoden, Verantwortlichkeiten und Anforderungen an die Planung und Berichterstattung beinhalten
2. Die Bedeutung der betroffenen Prozesse, Änderungen mit signifikantem Einfluss auf das Unternehmen sowie die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen
Die Kriterien und den Umfang für alle geplanten Audits festlegen
Möglichst unparteiliche/neutrale Auditoren auswählen und das Audit so durchführen, dass ein maximales Maß an Objektivität gegeben ist
Sicherstellen, dass die zuständige Leitung die Ergebnisse der Audits erhält
Geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden
Die notwendige dokumentierte Information als Nachweis für die Durchführung und die Ergebnisse der Audits erstellen und aufbewahren

1.4 System-, Verfahrens-, Prozess- und Produktaudit

1.4.1 Das Systemaudit

Die Wirksamkeitsbeurteilung des QM-Systems durch die Geschäftsführung erfolgt u.a. auf der Basis der Ergebnisse interner Systemaudits, bei denen für alle Teil des Systems festgestellt wird, ob:

Die Dokumentation ausreichend ist, d.h., dass alle relevanten QM-Forderungen des Unternehmens existieren,
Den Mitarbeitern diese Dokumente bekannt sind und
Die getroffenen Regelungen in entsprechender und ausrechender Form angewendet werden und praktikabel sind

1.4.2 Planung, Durchführung und Nachbereitung von Audits

Zur Organisation eines internen (System-)Audits gehören:

Das Veranlassen des Audits
Das Vorbereiten der Audittätigkeiten
Die Durchführung der Audittätigkeiten
Das Erstellen und Verteilen des Auditberichtes
Der Abschluss des Audits
Die Durchführung von Auditfolgemaßnahmen

1.4.3 Das Verfahrens-/Prozessaudit

Definitionen:

Prozess: „… ist ein Satz von in Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt“
Verfahren: „… sind hintereinander geschaltete Arbeitsschritte oder Vorgehensweisen, um eine Tätigkeit auszuführen.“

=> Verfahrensanweisungen/Prozessbeschreibungen dienen der schriftlichen Niederlegung der Zwecke und Anwendungsbereiche der enthaltenen Arbeitsschritte und Vorgehensweisen

=> Dies kann bspw. für die Auftragsbearbeitung, Produktentwicklung, Fertigung oder Vertriebslogik erfolgen

1.4.4 Das Produktaudit

Das Produktaudit ist ein Soll-Ist-Vergleich der produktbezogenen Tätigkeiten und deren Ergebnisse mit den vorgegebenen Spezifikationen, wie:

Internen Anforderungen (Pflichtenheft, Datenblätter)
Kundenanforderungen
Gesetze und Normen

1.5 Lieferantenaudit (2nd party audit)

1.6 Anforderungen an Auditoren

Der Auditor muss:

Das zugrunde liegende Regelwerk korrekt anwenden und interpretieren können.
Den Soll-Zustand des zu auditierenden Bereiches kennen.
Die Auditziele in Zusammenarbeit mit dem zu auditierenden Bereich klar umsetzen.
Den Ist-Zustand ermitteln und dokumentieren.
Dafür sorgen, dass für Auditfeststellungen Maßnahmen festgelegt werden.
Unabhängig vom auditierten Bereich und möglichst unvoreingenommen und unparteiisch sein.
Das Audit im Interesse des Zulieferers wirtschaftlich organisieren.
Die festgestellten Sachverhalte unmissverständlich und erschöpflich dokumentieren und weiterleiten.

Regeln für Auditierte:

× Keine Show vorbereiten
× Sich auf Persönlichkeit des Auditors einstellen
× Nur Fragen beantworten, lange Erklärungen vermeiden
× Fehler zugeben, Ausreden und Notlügen vermeiden
× Typische Beispiele zeigen, keine Sonderfälle
× Genaue Kenntnisse über den Auditablauf

4. Zertifizierung und Akkreditierung

Vorteile einer Zertifizierung des QM-Systems:

Optimierung der innerbetrieblichen Arbeit
Verbesserte Strukturierung und Transparenz der internen Prozesse
Geregelte Zuständigkeiten und Schnittstellen
Schnellerer Informationsfluss
Fortlaufende Verbesserung
Motivation der Mitarbeiter
Marketinginstrument/Wettbewerbsvorteil
Imagesteigerung/Bekanntheitsgrad
Kundenforderung
Erhöhtes Kundenvertrauen
Sicherheit bei der Umsetzung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen
Mehrfachauditierung vermeiden

Auswahl akkreditierter Zertifizierungsstellen:

DEKRA Certification GmbH
DQS GmbH
TÜV Nord
TÜV Süd

Relevante Begriffe:

Zertifizierungsaudit (1. und 2. Stufe)
Nachaudit
Überwachungsaudit
Wiederholungsaudit
Erweiterungsaudit

Phasen der Zertifizierung:

Vorbereitung der Zertifizierung
Bewertung der eingereichten Unterlagen und Stufe 1 – Audit
Stufe 2 – Audit
Zertifikatserteilung/Überwachung