Planung

Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen
Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung
Planung von Änderungen

1. Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen

Risiken und Chancen müssen individuell geprüft werden auf die folgenden Faktoren:

Was ist akzeptabel und was nicht?
Welche Vor- und Nachteile können entstehen?
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit eines negativen Ausgangs?
Kann ein Risiko beseitigt oder minimiert werden?
Welche Maßnahmen müssen dafür ergriffen werden?
An welchem Punkt des Prozesses sollen die risikobehandelnden Maßnahmen greifen, ohne den ursprünglichen Prozess dadurch negativ zu beeinflussen?
Wie hoch ist die Wirksamkeit der Maßnahmen, auch unter sich verändernden Rahmenbedingungen?

Möglichkeiten zum Umgang mit Risiken

Radikale Methoden:
- Komplettes Vermeiden des Risikos durch Änderung oder Einstellen des Prozesses
- Akzeptanz des Risikos, basierend auf einer fundierten Entscheidung, z.B. um konkrete Chancenpotenziale wahrzunehmen
- Beseitigen der Risikoquelle
Sukzessive Methoden
- Anpassen/Optimieren von Wahrscheinlichkeiten und Konsequenzen des Risikos
- Risikoteilung

Möglichkeiten für Chancen

Einführung neuer Arbeits- oder Managementpraktiken
Erarbeiten neuer Produkte
Erschließung neuer Märkte und Wirtschaftsbereiche
Kundengewinnung
Aufbau von Partnerschaften und Synergien
Einführung neuer technischer Hilfsmittel
…

Konkrete, praxisorientierte Methoden der Risikobetrachtung und -bewertung

SWOT-Analyse
ABC-Analyse
FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse)
Turtle-Betrachtung
Risiko-Chancen-Matrix

Markt-/Wettbewerbsanalyse
Kunden-/Mitarbeiterbefragung
Expertenbefragung
Interne und externe Begehungen und Überprüfungen
Interne und externe Audits
Selbstbewertungen

2. Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung

Definition Ziel:

„Ein Ziel ist die gedankliche, planerische Vorwegnahme, Festlegung und Beschreibung eines zukünftigen Zustandes, Ergebnisses und / oder Verhaltens, um den Handlungsprozess jedes Einzelnen und ganzer Organisationen in eine gemeinsame Richtung zu steuern.“

(Prof. Dr. Heike Jochum, Professorin der Rechtswissenschaften, Universität Osnabrück)

Qualitätsziele sollten SMART definiert sein:

Spezifisch
Messbar
Akzeptiert
Realisitisch
Terminiert

3. Planung von Änderungen

Änderungen am QM-System sind ebenfalls zu planen und systematisch umzusetzen.

Planungen sollten:

Eine konkrete Zielsetzung beinhalten
Mögliche Risiken und Chancen antizipieren und bewerten
Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen prüfen
Sicherstellen, dass die Integrität des QM-Systems intakt bleibt
Die entstehenden Verantwortungen und dafür relevanten Kompetenzen der Mitarbeiter absichern
Konkrete Verbesserungsansätze und –methoden ausformulieren
Die notwendige Statusverfolgung und anschließende Wirksamkeitsprüfung definieren
Bedarf an neuer dokumentierter Information festhalten

Unterstützung

Ressourcen
Kompetenz
Bewusstsein
Kommunikation
Dokumentierte Information

1. Ressourcen

Für den Aufbau und Betrieb eines QM-Systems müssen die notwendigen materiellen und nichtmateriellen Ressourcen verfügbar sein.
Dafür müssen die Eigenschaften und Einschränkungen der vorhandenen internen sowie externen Ressourcen aufgeführt, analysiert und bewertet werden.
Die Anforderungen an die Ressourcen werden in der DIN EN ISO 9001 in die folgenden Kategorien unterteilt:
- - Personen
  - Infrastruktur
  - Prozessumgebung
  - Ressourcen zur Überwachung und Messung
  - Wissen der Organisation

2. Kompetenz

Die Kompetenz einer Person beschreibt ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten, eine bestimmte Handlung auszuführen bzw. eine Anforderung umzusetzen.

3. Bewusstsein

Die Mitarbeiter des Unternehmens müssen sich bewusst sein über:

Die Qualitätspolitik
Die relevanten Qualitätsziele
Die Vorteile verbesserter Qualitätsleistung
Ihren Beitrag zur Wirksamkeit und zur Erreichung der Ziele des QM-Systems
Die Folgen nicht erfüllter Anforderungen, z.B. Fehler im Prozess/Produkt/Dienstleistung

Die Etablierung und Erhaltung dieses Bewusstseins ist ebenfalls Aufgabe der obersten Leitung.

4. Kommunikation

Das Funktionieren der internen und externen Kommunikation ist eine Grundvoraussetzung für den ordnungsgemäßen Verlauf aller implementierten Prozesse im Unternehmen.

Daher muss die oberste Leitung die interne und externe Kommunikation bezüglich des QM-Systems definieren, einschließlich

a) Worüber,

b) Wann,

c) Mit wem,

d) Wie kommuniziert wird und

e) Wer kommuniziert.

Die Norm enthält jedoch keine konkrete Anforderung zur schriftlichen Festlegung der Kommunikation im Unternehmen.